フォーム
フォームがどういうものかは皆さんご存知だとおもいます。ホームページ（WEBサイト）の入力欄です。当社でもお問い合わせやご注文の受付で利用しています。
フォームにご記入いただいた内容をメールで受け取る場合はフォームメールと呼びます。メール以外で受け取る場合はサーバーにデータベース機能があればデータベースに保存したりします。
フォームメールのご要望は多いです。以前は「なんとなくホームページっぽいから」という目新しさが目的だったように感じますが、最近は業務の負担軽減が目的になってきたように思います。
お問い合わせフォーム
お問い合わせをフォームメールで受け取れるようになると便利ですが、電話との違いも把握しておいた方がいいように思います。
フォームメールと電話の違い
フォームメールは記録が残って便利になる代わりに、必ず返信しなければなりません。それも常識的な期間内にです。
電話ですと会話中に聞きたいことを聞けますが、メールでのやりとりはそれもできません。つまり電話に比べると一つの問い合わせが終了するまでの時間は長くなる傾向があります。
一方、電話は業務中に時間が取られてしまいますが、営業時間外に対応する必要はありません。裏を返せば営業時間外は問い合わせを受けられません。
お問い合わせは柔軟さが求められるので、フォームメールと電話では長所と短所が真逆になることが多く、効率から考えると優劣はありません。
フォームメールの長所
フォームメールには一般的に以下のような長所があります。
- 必須指定をつけて未記入を減らす
- 全角半角などの文字種を統一する
- 郵便番号を利用して所在地の入力手間を軽減し、同時に間違いを減らす
- 内容によってメールの送り先を変更する
お問い合わせに必要な情報は、突き詰めると返信先のメールアドレスと内容そのものくらいで、氏名さえ必要ない場合もあります。
入力欄が多いと閲覧者は入力途中でイヤになってやめてしまうときもあるので、必須と必須ではないことは分けて考え、入力欄を減らすようにした方がいいでしょう。意外と自分が知りたいだけで必須ではないことが多いです。
お問い合わせをいただいたのち、必要があれば氏名や住所などをお伺いする機会はいつかやって来ますし、その時がくれば相手も必要な情報は教えてくれます。
フォームメールの短所
フォームメールは思っている以上に工程が多いので、制作時に費用がそれなりにかかります。
- 個人情報の取り扱いに関する同意を得るページ
- 入力するページ
- 入力内容を送信前に確認するページ
- 自動返信、担当者へメールを送る処理
- 送信完了の旨を表示するページ
メールアドレスを公開する方法
フォームを用意する代わりにメールアドレスを公開する方法があります。長所は・・・
- 作成費用がフォームメールよりも安価
- 閲覧者は自分のメールソフトウェアを利用するのでメールアドレスの信頼性が高い
- 閲覧者はいつでも入力を停止、再開できる
一方、短所は・・・
- 入力内容を事前にチェックできないので情報が不揃いになりやすい
- メールアドレスがインターネットに露出するので迷惑メールが届きやすい
何の対策もせずにメールアドレスをホームページで公開すると迷惑メールが来るようになるので対策が必要です。
お問い合わせ以外の場合
入力してもらいたい内容が明確な場合はフォームは非常に便利なものになります。すでに運用している業務の流れを壊さずに、必要なデータを受け取れるようになります。
- 画像ファイルなどを受け取る
- 入力データをMS-Excelなどに一括コピーする
Googleフォーム
見た目にはこだわらない、単にホームページから情報を受け取れればいい、というのであればGoogleフォームを利用するのもいいでしょう。
個人情報の扱いに注意が必要
フォームでメールアドレスを記入してもらう場合は個人情報の扱いに気を配る必要があります。
具体的には「個人情報保護方針」のページを用意します。インターネットで雛形が公開されているので文面に迷う場合は参考にしてはいかがでしょうか。
また、SSLを利用して閲覧者とホームページの通信経路の暗号化すべきです。最近のウェブブラウザは暗号化されていないページにフォームがあると警告を出すようになっています。
