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会員専用ページ

ホームページ(WEBサイト)は情報を発信するメディアですが、会員や社員、特定の顧客など範囲を限定して公開したいものもあるかと思います。

何を掲載するか

見知らぬ人に知られて困るようなものはそもそもホームページに入れるべきではありません。会員用ページは「知られて困るものではないけれど、積極的に知らせたくはないもの」を公開するところと考えるのが良いでしょう。

  • 内部連絡
  • 内部的に利用する役員や係の連絡先
  • 各種申請書類
  • 議事録

「知られては困る」と「積極的に知らせたくない」を区別する必要があります。そんなに難しいことではないのですが、ちょっとした勘違いが起こるときもあります。手続きの順序や法律上公開義務を確認しましょう。例えば会員規約などは入会する前に見れなくてはいけないので会員専用ページに入れるのは本末転倒です。

内容さえしっかり整理すれば会員専用ページはとても便利で、当社においてもお客さまのご要望が多い機能です。特にスタッフの方々の負担軽減に役立ちます。

公開を限定する手段

方法はいくつかありますが、BASIC認証はサーバー付属なので通常は無料で利用できます。

  1. サーバーのBASIC認証機能を利用する
  2. CMSの認証機能を利用する
  3. 認証機能そのものをイチからつくる

ホームページ以外でのデータ配布方法

会員専用サイトにはそぐわない場合はどうすればいいのか、という話ですが、配布物をパスワードをつけてZIP圧縮してメールで送信し、パスワードは電話やFAXなどで送る、などの方法をお勧めします。

電話やFAXで、と言うと笑われてしまうこともあるのですが、パスワードを別メールで送る方がよほど無用心です。知られて困るものでなければパスワードを別メールで送信して構いません。本来、データを守るというのはそれなりに手間がかかることではないでしょうか。

参考)パスワード別送の危険性と「電子証明書」の必要性

メールの送信はそれなりに手間がかかりますが、メーリングリストの利用などを検討してみてはいかがでしょうか。

IDとパスワードの配布と変更

会員専用ページはIDとパスワードの運用が必要になりますが、年度で会員が変わるような場合はIDとパスワードを配布する方法も事前に考えておくとよいでしょう。年度初めに総会がある場合はその場でお知らせする、といった感じです。

セキュリティを高めるための定期的なパスワード変更は必要ありませんが、年度で会員が変わる場合は退会した人がアクセスできないようにするためにパスワード変更が必要になるときもあります。パスワードは半角英小文字、半角英大文字、半角数字を混ぜて10文字以上がオススメです。

参考)国民のための情報セキュリティサイト「安全なパスワード管理」

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