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会員専用ページ

ホームページ(WEBサイト)は情報を発信するメディアですが、会員や社員、特定の顧客など範囲を限定して公開したい情報もあるかと思います。そういうときに会員専用ページがあると便利です。

何を掲載するか

内容がなんであれ、見知らぬ人に知られて困るようなものはそもそもホームページに掲載しないほうがいいでしょう。

会員専用ページは「知られて困るものではないけれど、積極的に知らせたくはないもの」を公開するところと考えると整理しやすいと思います。

  • 内部連絡
  • 内部的に利用する役員や係の連絡先
  • 各種申請書類
  • 議事録

「知られては困る」と「積極的に知らせたくない」は区別する必要があります。そんなに難しいことではないのですが、ちょっとした勘違いが起こるときもあります。

手続きの順序や法律上の公開義務を確認しましょう。例えば会員規約は入会する前に見るものですから会員専用ページに入れるのは本末転倒です。

内容さえしっかり整理すれば会員専用ページはとても便利で、当社でもお客さまのご要望が多い機能です。特にスタッフの方々の負担軽減に役立ちます。

公開を限定する手段

会員専用ページにするために、IDとパスワードを使って公開する範囲を限定する方法はいくつかあります。

  1. サーバーのBASIC認証機能を利用する
  2. CMSの認証機能を利用する
  3. 認証機能そのものをイチからつくる

BASIC認証はサーバー付属の機能なので通常は無料で利用できます。

IDとパスワードの配布と変更

会員専用ページはIDとパスワードの運用が必要になりますが、年度で会員が変わるような場合はIDとパスワードを配布する方法も事前に考えておくとよいでしょう。年度初めに総会がある場合はその場でお知らせする、といった感じです。

セキュリティを高めるための定期的なパスワード変更は必要ありませんが、年度で会員が変わる場合は退会した人がアクセスできないようにするためにパスワード変更が必要になるときもあります。パスワードの決め方も併せてご覧ください。

参考)国民のための情報セキュリティサイト「安全なパスワード管理」

ホームページ以外でのデータ配布方法

会員専用ページにはそぐわないデータはどうすればいいのかという話ですが、配布物をパスワードをつけてZIP圧縮してメールで送信し、パスワードは電話やFAXなどで送る、などの方法をお勧めします。

電話やFAXで、と言うと笑われてしまうこともあるのですが、パスワードを別メールで送る方がよほど無用心です。

参考)パスワード別送の危険性と「電子証明書」の必要性

知られて困るものでなければパスワードを別メールで送信して構いません。本来、データを守るというのはそれなりに手間がかかることではないでしょうか。

メールの送信も数が多いと手間がかかります。メーリングリストの利用などを検討してみてはいかがでしょうか。

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